Hogyan kösd össze a Billingót és a webshopodat egy kimutatásban?

A webshopod megmutatja, hány rendelés jött be. A Billingo megmutatja, mennyit számláztál. A kettő ritkán ugyanaz a szám, és a hónap végén valakinek órákig kell táblázatokat egymás mellé tennie, hogy kiderüljön, mi a valós bevétel, mi van még kifizetetlenül, és melyik rendeléshez nem készült számla.

Ebben az útmutatóban megmutatom, hogyan kötheted össze a két rendszert egyetlen kimutatásban. Három lehetőséget nézünk meg, a legegyszerűbbtől a teljesen automatikusig, hogy el tudd dönteni, melyik illik a te vállalkozásodhoz.

Miért nem elég a két rendszer saját kimutatása?

Mindkét rendszer jól mutatja a saját világát, csak éppen mást számolnak:

• A webshop rendeléseket lát. Egy lemondott, visszaküldött vagy soha ki nem fizetett rendelés is benne lehet a forgalmában.
• A Billingo számlákat lát. Nem tudja, melyik számla melyik rendeléshez tartozik, és azt sem, hogy a vevő melyik termékoldalról vagy hirdetésből érkezett.
• A dátumok is eltérnek. A webshop a rendelés napját nézi, a számlán a teljesítés és a fizetési határidő szerepel. Egy október 31-i rendelés így simán novemberi bevételnek látszhat.
• A bruttó és a nettó keveredik. A webshop gyakran bruttó összeget mutat szállítási díjjal és kuponnal együtt, a könyvelőd pedig nettóban gondolkodik.

Ezért fordul elő, hogy a webshop szerint 4,2 millió volt a havi forgalom, a Billingo szerint 3,8, és senki nem tudja pontosan megmondani, hol tűnt el a különbség.

Mit érdemes látnod egy helyen?

Mielőtt bármit összekötnél, írd le, milyen kérdésekre szeretnél választ kapni. Kisvállalkozásoknál ezek a leggyakoribbak:

• Mennyi volt a tényleges, kiszámlázott bevétel naponta, hetente, havonta, nettóban és bruttóban?
• Melyik rendeléshez nem készült még számla, és melyik számla nem tartozik rendeléshez?
• Mennyi a kintlévőség: kiállított, de még ki nem fizetett számlák, vevőnként és lejárat szerint?
• Melyik termék hozza a legtöbb bevételt, és melyiket küldik vissza a legtöbben?
• Hogyan oszlik meg a bevétel fizetési mód szerint (kártya, utánvét, átutalás)?

Ha ezekre egy pillantással választ kapsz, sokkal magabiztosabban döntesz arról, mire költesz hirdetésre, mit rendelsz újra, és kit kell felhívni egy lejárt számla miatt.

A kapocs: a rendelésszám

Bármelyik megoldást választod, a két rendszert valaminek össze kell kötnie. Ez szinte mindig a rendelésszám.

Ha a számlákat a webshop és a Billingo közötti beépített kapcsolat vagy bővítmény állítja ki, az általában beírja a rendelésszámot a számlára, például a megjegyzésbe vagy egy hivatkozás mezőbe. Ha kézzel számlázol, szokd meg, hogy mindig beírod.

Mielőtt továbbmész: nyiss meg néhány friss számlát a Billingóban, és nézd meg, szerepel-e rajtuk a rendelésszám, és mindig ugyanott. Ha igen, nyert ügyed van. Ha nem, először ezt érdemes rendbe tenni, mert enélkül minden összekötés csak becslés marad.

1. Exportálás és Excel

Ez a leggyorsabban kipróbálható megoldás, és nem kerül semmibe.

1. Exportáld a rendeléseket a webshopból az adott időszakra, CSV- vagy Excel-fájlba. A legtöbb webshopmotor ezt alapból tudja (UNAS, Shoprenter, Shopify), WooCommerce-nél a beépített elemzésekből vagy egy bővítménnyel.
2. Exportáld a bizonylatokat a Billingóból ugyanarra az időszakra. A bizonylatok listáját le tudod tölteni Excel- vagy CSV-formátumban.
3. Tedd a két listát egy munkafüzet két lapjára, és a számlák lapján hozz létre egy oszlopot, amelyben csak a rendelésszám szerepel. Ha a megjegyzés mezőben más szöveg is van, a SZÖVEG.KERES és a KÖZÉP függvénnyel ki tudod vágni.
4. Párosítsd őket az XKERES (régebbi Excelben FKERES) függvénnyel: a rendelések lapján minden rendelés mellé kerüljön oda a hozzá tartozó számla száma, összege és fizetési állapota.
5. Készíts kimutatást (Beszúrás → Kimutatás) a párosított adatokból: bevétel hónap, termék vagy fizetési mód szerint. Szűrj azokra a sorokra, ahol a számla oszlop üres, és máris látod a számla nélküli rendeléseket.

Előnye: ingyenes, és egy délután alatt összerakható.

Hátránya: minden alkalommal kézzel kell megcsinálni. Ha a két export oszlopai megváltoznak, vagy valaki elfelejti az egyik lépést, a szám csendben hibás lesz. Havi néhány tucat rendelésnél jól működik, afölött egyre több időt visz el.

2. Táblázat, ami magától töltődik

A következő lépcső, hogy ne neked kelljen exportálni. Úgynevezett „no-code” automatizáló eszközökkel (például Make vagy Zapier) beállíthatod, hogy minden új rendelés és minden új számla automatikusan új sorként bekerüljön egy Google-táblázatba. A párosítás és a kimutatás ugyanúgy készül, mint az első útnál, csak az adatok maguktól érkeznek.

Előnye: nincs többé kézi exportálás, és az adatok néhány percen belül frissek.

Hátránya: ezek az eszközök havidíjasak, és a lépések számával drágulnak. Csak az új eseményeket látják, így ha egy számlát utólag sztornózol vagy módosítasz, azt külön be kell állítani. Ha valami elakad, sokszor csak napokkal később veszed észre, hogy hiányoznak sorok.

3. Automatikus adatfolyam és dashboard

Ha komolyan szeretnél a számaidra építeni, a legmegbízhatóbb megoldás egy olyan folyamat, amely naponta magától lefut, és közvetlenül a rendszerekből kéri le az adatokat.

A legtöbb webshopmotornak és a Billingónak is van API-ja: ez egy hivatalos, automatikus adatkapcsolat, amelyen keresztül egy program engedéllyel lekérheti a rendeléseket és a számlákat. Egy ilyen folyamat jellemzően így működik:

1. Minden reggel lekéri az előző nap óta változott rendeléseket és bizonylatokat, a sztornókat és a módosításokat is.
2. A rendelésszám alapján párosítja őket, és jelzi, ami nem párosítható.
3. Egységesíti az adatokat: nettó és bruttó külön, devizás tételek forintra váltva a napi MNB-árfolyammal, visszárú és sztornó levonva.
4. Az eredményt egy adatbázisba menti, amelyből egy dashboard (például Power BI vagy Metabase) rajzol áttekinthető grafikonokat és táblázatokat, telefonon is.

Ugyanebbe a dashboardba később a Google- és Meta-hirdetések költése vagy a készletadatok is bekerülhetnek, így egy helyen látod, melyik hirdetés hozott tényleges, kiszámlázott bevételt.

Előnye: reggelre minden szám friss, nincs manuális munka, és a párosítás minden nap ugyanúgy, hibamentesen történik.

Hátránya: a beállítás szakértelmet igényel, és az első kiépítésnek van költsége. Ellenőrizd azt is, hogy a webshopod és a Billingo-csomagod tartalmazza-e az API-hozzáférést.

Gyakori buktatók, amikre figyelj

• Sztornó és helyesbítő számlák. Ha nem vonod le őket, a bevétel nagyobbnak látszik a valósnál.
• Díjbekérő és végszámla. Előre fizetésnél ugyanahhoz a rendeléshez díjbekérő és számla is tartozhat. Bevételnek csak a számlát számold.
• Szállítási díj és kuponok. Döntsd el, hogy a termékenkénti bevételben benne legyenek-e, és ehhez tartsd magad.
• Több értékesítési csatorna. Ha piactereken (például eMAG, Vatera) vagy személyesen is értékesítesz, ezekhez a számlákhoz nem tartozik webshoprendelés. Ez nem hiba, de külön kategóriaként kell kezelni őket.
• Személyes adatok. A kimutatáshoz általában nincs szükség a vevők nevére és címére. Amit nem töltesz le, azt nem is kell védened (GDPR).

Melyiket válaszd?

• Havonta néhány tucat rendelés: kezdd az Excellel. Már egy havi párosítás is sokat elárul, és kiderül, mely kérdések fontosak igazán neked.
• Rendszeresen több száz rendelés: ha a manuális munka hetente órákat visz el, vagy a számokban egyre kevésbé bízol, érdemes automatizálni. Ha hirdetésre is költesz, a hirdetési adatokat is érdemes azonnal bekötni.
• Több csatorna, devizás tételek vagy saját raktár: itt a táblázatos megoldások hamar elérik a határukat, és az automatikus adatfolyam hosszú távon olcsóbb.